"발주와 수주, 매번 헷갈리시나요?" 현직자가 알려주는 발주의 정확한 개념부터 실무에서 절대 실수하지 않는 체크리스트까지 핵심만 담았습니다.
안녕하세요! 오늘도 메일함과 씨름하고 계실 전국의 직장인 여러분, 반갑습니다. 사회초년생 시절, 상사분이 "이거 빨리 발주 넣어!"라고 하셨을 때 머릿속이 하얘졌던 경험 다들 있으시죠? 저도 처음엔 발주가 물건을 보내는 건지, 달라고 하는 건지 참 헷갈렸답니다. 오늘은 실무에서 가장 많이 쓰이지만 은근히 헷갈리는 '발주'의 모든 것을 아주 쉽게 풀어드릴게요. 이 글만 읽어도 어디 가서 일 잘한다는 소리 들으실 거예요!
1. 발주의 진짜 뜻, 딱 정리해 드립니다
발주(發注)는 한자 그대로 풀이하면 '주문을 보낸다'는 뜻이에요. 즉, 필요한 물건이나 서비스를 공급자에게 요청하는 행위를 말합니다. 우리가 일상생활에서 배달 앱으로 음식을 주문하는 것이 바로 기업 간 거래(B2B)에서는 '발주'가 되는 셈이죠.
여기서 잠깐! 수주와 어떻게 다른가요?
- 발주(Ordering): 물건을 '사는' 쪽에서 주문을 내는 것
- 수주(Accepting Order): 물건을 '파는' 쪽에서 주문을 받는 것
- 발주(Ordering): 물건을 '사는' 쪽에서 주문을 내는 것
- 수주(Accepting Order): 물건을 '파는' 쪽에서 주문을 받는 것
2. 실무에서 쓰이는 발주 프로세스
회사의 규모나 직무에 따라 조금씩 다르지만, 일반적인 발주 과정은 아래와 같은 단계를 거칩니다. 단계마다 꼼꼼한 확인은 필수랍니다!
| 단계 | 수행 업무 | 현직자 팁 |
|---|---|---|
| 견적 확인 | 수량 및 단가 확인 | 부가세(VAT) 포함 여부 확인 |
| 발주서 작성 | 공식 문서(P/O) 발행 | 납기일과 배송지 정확히 기재 |
| 입고 및 검수 | 물품 확인 및 수령 | 파손 여부 즉시 확인 후 기록 |
주의하세요!
발주서는 법적 효력을 가진 문서입니다. 수량 오타 하나로 회사에 큰 손해를 끼칠 수 있으니 '0'의 개수를 두 번, 세 번 확인하는 습관을 가지세요!
발주서는 법적 효력을 가진 문서입니다. 수량 오타 하나로 회사에 큰 손해를 끼칠 수 있으니 '0'의 개수를 두 번, 세 번 확인하는 습관을 가지세요!
3. 발주 담당자의 비밀 계산기
발주를 넣을 때 가장 중요한 것은 '적정 재고'를 유지하는 것입니다. 너무 많이 주문하면 창고가 부족하고, 너무 적게 하면 업무가 마비되죠. 간단한 계산기를 통해 발주 타이밍을 잡아보세요.
적정 발주량 계산기
일일 평균 소요량:
리드타임(배송기간):
마무리: 일 잘하는 사원의 발주 매너
발주는 단순히 서류를 보내는 것으로 끝나지 않습니다. 발주서 전송 후 "잘 받으셨나요?"라는 짧은 전화 한 통이나 메신저 확인이 업체의 협조도를 높이는 최고의 비결이랍니다. 오늘 알려드린 내용으로 실수 없이 완벽한 업무 수행하시길 바랄게요! 더 궁금한 점은 댓글로 남겨주세요~
핵심 요약 포인트
- 발주: 필요한 물건/서비스를 주문하는 행위 (Buying)
- 수주: 주문을 받아 승인하는 행위 (Selling)
- 체크리스트: 품목명, 수량, 단가, 납기일, 배송지 확인
- 매너: 발주서 발송 후 수신 여부 확인은 필수!
자주 묻는 질문
Q: 발주서를 취소하고 싶을 땐 어떻게 하나요?
A: 상대 업체에서 제작이나 배송을 시작하기 전이라면 가능합니다. 발견 즉시 전화로 먼저 양해를 구하고 공식적인 취소 문서를 보내야 합니다.
Q: 구두(말)로 발주해도 효력이 있나요?
A: 신뢰 관계에 따라 진행되기도 하지만, 추후 분쟁을 막기 위해 반드시 메일이나 메신저 등 기록을 남기는 것이 원칙입니다.